Jaetun OneNote alustan kautta koko työyhteisö (opettajat ja ohjaajat) pääsee näkemään koulun tärkeimpien toimintojen tilannekatsauksen "missä mennään". Henkilökunnalla on käytössä henkilökohtaiset iPad tabletit ja tässä mielessä ajankohtaiseen projektitietoon pääsee vaivatta käsiksi (yhden kuvakkeen takana) aina tarvittaessa aikaan ja paikkaan sitomatta. Seuraavassa hieman eriteltynä toteutusta käyttötarkoituksen mukaan. Projektit ja tapahtumat: Tapahtuman tai projektin vetäjä/tiimi kantaa päävastuun OneNote alustan uuden lehden luomisesta ja "esitäyttämisestä". Tapahtumakuvauksen yhteydessä hän pyrkii ytimekkäästi kuvaamaan, mikä on projektin tavoite, tarkoitus ja alustava käsikirjoitus. Tämän lisäksi hän laatii tapahtumaan liittyvän aikataulun ja pyrkii hahmottamaan toteutukseen liittyvät tehtävät. Pohjassa tila myös kysymyksille ja kommenteille. Tämän alustuksen jälkeen muu työyhteisö kommentoi toteutuksen ajatusta, esittää lisäkysymyksiä ja varaa hoidettavia tehtäviä itselleen. Kun tapahtuma on lähestymässä, käydään OneNote alustuksen pohjalta YS palaverissa vielä yhteisesti järjestettävään tapahtumaan tai projektiin liittyvät asiat yhteisesti läpi. Hyvän alustuksen ja esityön ansiosta YS -tuokiossa tapahtuman käsittelyyn tarvittava aika on hyvin pieni suhteessa siihen, että tapahtuma suunniteltaisiin alusta lähtien yhteisellä ajalla. VUOSIKELLO: Koulun johtamiseen ja koulun vuoden toimintoihin liittyvät keskeisimmät asiat on koottu OneNoten lehdelle yhteiseen näkymään. Tapahtumat on jaoteltu kuukausittain ja hoidettavaan asiaan/tapahtumaan on merkattu ytimekkäästi, kuka vastaa toteutuksesta. Vasta kokonaan hoidettuun tehtävämerkintään laitetaan rasti. Tämän avulla rehtorin on helpompi hahmottaa koulun johtamisen rytmittäminen. Vuosikello havainnollistaa työyhteisölle konkreettisesti sen, mitä koulun toiminnassa (tapahtumat, kyselyt, hankinnat, ilmoittautumiset, juhlat) on lähitulevaisuudessa tapahtumassa. Vuosikello tekee näkyväksi työyhteisölle rehtorin työnkuvaa ja samalla tuo realistisuutta arjen toteutukseen. Vuosikellon avulla on hyvä suunnitella mitä uusia ideoita on mahdollisuus toteuttaa ja milloin niitä kannattaisi toteuttaa. KOVA-töiden nakkilista: Koulunkäyntiohjaajiemme työnkuvaan liittyy yhtenä osana koulun vahtimestarityöt. Olemme luoneet OneNote -alustaan näiden KOVA -töiden nakkilistan. Kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva voi kirjoittaa tuohon nakkilistaan uuden "KOVA -tehtävän" havaitsemastaan epäkohdasta. Koulunkäynninohjaajat puolestaan silmäilevät tuota nakkilistaa ja hoitavat sieltä tekemättömiä tehtäviä sopivana aikana pois. Hoidettuaan tehtävän he merkitsevät rastin tehtävän kohdalle ja kuittaavat tehtävän tehdyksi lisäämällä oman nimensä tehtäväpyynnön loppuun. Tässä toimintamallin kautta kaikki toimenpiteitä vaativat tehtävät tulevat kirjatuksi ja samalla hoidetuksi. Herkästi arjessa käy niin, että epäkohdan havainnon työntekijä unohtaa ilmoittaa asiasta. Tämän lisäksi tällä toimintamallilla työyhteisössä tehdään näkyväksi koulunkäynninohjaajien tärkeä ja arvokas KOVA-työ.